出欠管理システムユーザーズガイド

第1章

はじめに（システムの全体像）

1.1 システムの概要と特長

本システムは、生徒およびボランティアの出欠を素早く記録できる、出欠管理Webアプリケーションです。

【主な特長】

1. カメラによる受付

一般的な読み取りアプリのように1回ごとに画面が切り替わることがなく、スムーズに連続して受付できます。

2. 生徒：所属学習会に連動した出欠管理

生徒がどの学習会に所属しているかに連動して出欠管理を行います。

3. ボランティア：学習会を横断した出欠管理

ボランティアは学習会を横断して出欠を管理します。

4. プライバシー保護とセキュリティ

生徒・ボランティア側のQR表示画面には氏名や学校名などのプライバシー情報を一切表示せず、安全に運用できます。また、管理者画面へのアクセス制限や通信の暗号化など、セキュリティ対策も万全を期しています。

1.2 推奨動作環境

本システムは標準ブラウザで動作するため、専用アプリのインストールは不要です。

💻 PC

Windows / Mac（Google Chrome, Microsoft Edge, Safari 最新版）

📱 スマートフォン / タブレット

・iPhone / iPad: iOS 15以降（Safari 推奨）
・Android: Android 9以降（Google Chrome 推奨）

📷 推奨カメラ

720p以上の内蔵カメラ／アウトカメラ、または外付けWebカメラ

1.3 スキャナー画面の基本構成

1 ヘッダー部

・📖 ガイドボタン
本ユーザーズガイドを別タブで開きます。

・🔗 管理者URL共有ボタン
受付担当者同士で本アプリを共有するためのQRコード・URLを発行します。

・🔒 画面ロックボタン
離席時や受付終了時にパスコードロック画面に戻します。

2 条件設定 & 進捗バー

・📅 対象日 / 📚 学習会
本日の受付対象を確認・切り替えます。

・進捗バー
生徒およびボランティアそれぞれの「受付完了数 / 全体数」「未受付数」をリアルタイム表示します。

3 カメラビューファインダー

中央の枠内にQRコードをかざすことで自動読取が行われます。

4 直近受付履歴リスト

直近に読み取った対象者名、所属学校、受付時刻がタイムライン表示されます。

5 画面下部ボトムナビゲーション（タブバー）

画面下部に常駐する5つのボタンから、目的の機能へワンタップで切り替えられます：

・📋 名簿一覧：生徒・ボランティアの検索・個別編集・個人QR共有・年度更新
・📥 申請一覧：承認待ち申請の確認・編集・承認・却下（未承認件数バッジ付）
・📷 スキャン（中央丸ボタン）：本日の出欠QRスキャン・手動検索・一括欠席（トップ画面）
・➕ 新規登録：スマホ登録フォームQRの案内、または管理者による手動追加・紙QRカード割当（2択アコーディオン）
・🖨️ 名札印刷：A4 10面用紙への登録者名札・白紙QRカードの印刷

第2章

毎日の出欠受付手順（デイリー運用）

2.1 スキャナー画面の起動と認証

1 管理者アクセスURLを開く

管理者画面を開くには、セキュリティキー（?key=xxx...）が付与された専用URLが必要です。

⚠️【注意】

このURLは管理者専用です。一般の生徒や保護者など、部外者・第三者に安易に教えてはいけません。

※URLを開いた直後、ブラウザのアドレスバーからは自動的にセキュリティキーが消去（マスク）され、画面の盗み見を防止します。

2 管理者パスコード（PIN）の入力

「🔒 管理者認証」ダイアログが表示されたら、設定された管理者パスコードを入力し、ロック解除を押します。

3 カメラアクセスの許可

初回アクセス時、ブラウザから「カメラのアクセスを求めています」と表示されたら、必ず 「許可」 を選択してください。

2.2 受付前の確認（対象日と学習会）

1. 「📅 対象日」の確認

通常は自動的に「本日の日付」が設定されています。過去の出欠を変更・登録する場合や、あらかじめ翌日以降の出欠を登録しておく場合は、カレンダーから日付を変更してください。

2. 「📚 学習会」の選択

本日の開催学習会がドロップダウンで正しく選択されているか確認します。

3. カメラ起動確認ダイアログ

画面操作時、確認ダイアログが表示されます。設定対象日が本日以外の場合は赤字で警告メッセージが表示されますので、間違いがないことを確認して読み込み開始を押してください。

2.3 QRコードの読み取り（受付）

1 QRコードをかざす

生徒またはボランティアが提示したQRコード（スマホ画面または紙の名札）をカメラにかざします。

2 認識成功時

・生徒の場合: 「✓ 出席登録完了」とともに氏名・学校名が画面中央にポップアップ表示されます。
・ボランティアの場合: 「ボランティア [ID: stf_xxx]」として打刻されます。
・進捗バーの出席カウントが即座に+1されます。

3 連続スキャン

ボタン操作は不要です。そのまま次の人のQRを読み取るだけで、次々と受付が完了します。

2.4 「⚡ 未読込者を一括欠席にする」ボタンについて

受付時間が終了し、まだ出席していない生徒をまとめて欠席処理する場合の手順です。

1 一括欠席ボタンをタップ

画面下部の ⚡ 未読込者を一括欠席にするボタンをタップします。

2 確認ダイアログの実行

確認ダイアログが表示されるので、欠席対象となる生徒数を確認の上実行するをタップします。

💡【仕様について】

・誤って別の学習会に所属する無関係な生徒が欠席になったり、出席登録していないボランティアが欠席になったりすることはありません。
・ボランティアについては、欠席者全員に対して[欠席]を登録してしまうとデータベース上の情報量が肥大化するため、出席のみ登録する仕様です。

第3章

例外対応・手動ステータス補正

3.1 スマホ忘れ・名札忘れ・カメラ不調時の対応（手動補正）

QRコードを持参していない生徒や、カメラでうまく読み取れない場合は手動検索から出席登録が可能です。

1 手動検索画面を開く

画面下部の 🔍 手動検索・ステータス補正ボタンをタップします。

2 ステータスの変更・登録

検索・一覧モーダルが展開します。一覧に表示された対象者の右側にあるステータスボタンをタップするだけで、その場で記録が更新されます。

・出席 : 通常の出席として登録
・欠席 : 欠席として登録

登録の取り消し（解除）
すでに出席または欠席が選択されている状態で、そのボタンをもう一度タップ（再タップ） すると選択が無効化され、未受付（未登録）状態に戻すことができます。

🔍【対象者を素早く見つけるための検索機能】

・絞り込みフィルター
「区分（生徒 / ボランティア）」「学年」「学校名」を選択することで、一覧を一瞬で絞り込めます。

・柔軟なあいまい検索
検索バーに氏名を入力します。漢字だけでなく「ひらがな」「カタカナ」「ローマ字」に対応しています。
（例: 「山田太郎」を探す場合 → 「やまだ」「ヤマダ」「yamada」のいずれでも即座にヒットします）

第4章

生徒・ボランティア管理 & QRコード発行

4.1 新規メンバーの登録申請と承認フロー

新しく参加する生徒やボランティアをシステムに登録する手順です。
➕ 新規登録タブを開くと、「① 自己登録フォームを案内して申請してもらう」と「② 管理者が手動で直接登録する」の2つのアコーディオンから登録方法を選択できます。

1 【管理者】登録用QRコード・URLの案内（または手動直接登録）

管理者画面から申請用フォームのQRコード・URLを発行して参加者に案内します：

① 新規登録タブを開く: 画面下部メニューの ➕ 新規登録タブをタップします。
② 登録方法を選択（2択アコーディオン）:
・📱 自己登録フォームを案内して申請してもらう（推奨）: 上段のアコーディオンをタップして展開し、📱 登録フォーム(生徒) または 🤝 登録フォーム(ボラ) ボタンをタップします。
・✍️ 管理者が手動で直接登録する: 参加者がスマートフォンを持っていない場合などは、下段のアコーディオンをタップして展開（上段は自動的に閉じます）し、氏名・学年・学校名や事前印刷した紙QRカードを直接入力して登録できます。「登録する」ボタンをタップすると個人情報保護方針への同意確認画面が表示され、本人・保護者への説明・同意取得を確認したうえで即座に本登録が確定されます。

③ 参加者へのQR・URL案内（2通りの方法）:
・対面での案内: 画面に表示されたQRコードをタップすると全画面に拡大表示されます。生徒やボランティアのスマートフォンカメラで読み取ってもらいます（タブレット画面の見せ合い、プロジェクター投影、印刷掲示も可能です）。
・遠隔・メッセージでの案内: コピーをタップし、LINEグループや案内メールに貼り付けて送信します。

💡【生徒用とボランティア用の自動対応】

開いた登録フォームの上部タブ（「生徒」/「ボランティア」）で申請者が自分の区分を選択できます。ボランティアを選択した場合は、高校生・大学生・大学院生・社会人の区分や学年入力欄が自動表示されます。

2 【生徒・ボランティア】スマホからの申請入力・送信

案内を受けた生徒・ボランティア（または保護者）が各自のスマートフォンで手続きを行います：

① フォームを開く: カメラでQRコードを読み取るか、届いたURLをタップして開きます。
② 区分を選択: 「生徒」または「ボランティア」を選択します。
③ 必要事項を入力:

氏名・ふりがな: 漢字氏名およびひらがな（姓・名）
学年 / 区分: 中学1〜3年、またはボランティア区分（高校生・大学生・院生・社会人）
学校名: リストから在籍校・出身校を選択
参加する学習会: 参加予定の学習会にチェック

④ 個人情報・利用規約の同意: 規約ボックスをスクロールして確認し、「同意する」にチェックを入れます。
⑤ 申請送信: 登録申請を送信ボタンをタップします。

⚠️【申請直後はまだ出欠受付できません】

送信完了画面に「申請ID」が表示されたら申請手続きは完了です。この時点では管理者の承認待ちとなるため、次のStep 3で管理者が承認を完了した後に個人用出欠QRコードが有効化されます。

3 【管理者】申請内容の確認・修正・承認

届いた申請を管理者が確認し、名簿へ本登録します：

① 申請一覧タブを開く: 画面下部メニューの 📥 申請一覧タブをタップします。未承認の申請がある場合はアイコン右上に赤丸バッジで未承認件数が表示されます。
② 申請内容の確認と承認方法（2つの方法）:
・個別に確認・修正して承認: 申請行をタップすると「申請内容の確認・編集」ダイアログが開きます。万が一、氏名の誤字や学年・所属学習会の選択誤りがあった場合は、管理者がその場で正しい情報に修正してから「承認」または「却下」できます。
・一括承認: 複数件の申請をまとめて確認し、問題がなければ ✅ 全件一括承認ボタンを押して全員分をワンタップで一括確定できます。

③ 承認完了後の自動連携:
承認が完了すると、対象者は即座に 📋 名簿一覧タブへ追加され、Googleスプレッドシートの名簿にも自動反映されます。同時に本人専用の出欠用暗号化QRコードが即時発行され、本日の出欠スキャン受付が可能な状態になります。

4.2 生徒・ボランティア名簿の基本操作と情報編集

登録済みの生徒・ボランティアの一覧確認、情報変更、絞り込み検索を行います。
画面下部のボトムメニューから 📋 名簿一覧タブをタップして開きます。

🔍 絞り込み検索 & リアルタイム抽出

「区分（生徒・ボランティア）」「学年」「学校名」のドロップダウンフィルターや、氏名・ふりがなキーワード入力による前方・部分一致検索で、目的のメンバーを瞬時に抽出できます。

✏️ 登録情報の個別編集

対象者行の ✏️ 編集ボタンから、氏名・ふりがな・学年・所属学習会の変更が可能です。誤字の修正や学年変更も即座に反映されます。

4.3 個人用URL・QRコードの共有・配布

生徒(保護者)やボランティアへ個人のQRコードを配布する方法です。

1 共有ボタンをタップ

📋 名簿一覧タブ内の対象者行にある 🔗 共有ボタンをタップします。

2 配布方法の選択

配布画面が表示されます：

・対面配布の場合
表示されたQRコードを生徒本人のスマートフォンカメラで読み取ってもらいます。

⚠️【重要：表示されるQRコードについて】

この配布画面に表示されているQRコードは出欠受付用のQRコードではありません。このQRコードを読み取った先のWebページに表示されるQRコードが、出欠管理で使用する本人専用の出欠QRコードとなります。

・遠隔配布の場合
URLをコピーを押し、LINEやメールで保護者やボランティアに送信します。

4.4 名札用QRカード印刷（A4 10面シート対応）

スマートフォンを持たない生徒や、紙の名札を希望する方向けの印刷機能です。画面下部メニューの 🖨️ 名札印刷タブから直接開けます。
市販の「A4 10面名刺・名札用紙（91mm × 55mm）」にぴったり収まるレイアウトで出力されます。

登録者名札印刷

登録済みの生徒・スタッフの氏名・ID・QRコードが印字された名札を一括印刷。

事前印刷 (新規登録用白紙カード)

あらかじめIDとQRコードのみを印刷した紙をストック作成。急な新規入会時にも手書きで氏名などを記入し、即日手渡しできます。

4.5 カードID差し替え・再発行

「紙の名札を紛失した」「スマホから紙の運用へ変更したい」「名札が汚れて再発行したい」場合の機能です。

💡【過去の出欠履歴について】

新しい名札に差し替えてIDが変更された場合でも、以下の手順に従えば、これまでに蓄積された過去の出席・欠席履歴はすべて自動的に引き継がれます。

1 「名簿一覧」タブを開く

画面下部メニューから 📋 名簿一覧タブをタップして開きます。

2 「編集」ボタンを選択

対象者の行にある ✏️ 編集ボタンをタップします。

3 新カードIDの読み取り・入力と保存

カードID欄に紙で印刷されたQRコードをカメラで読み取る（📷）か、IDを入力（⌨️）して保存します。

4.6 学年の一括繰り上げ・繰り下げ（年度更新）

4月1日の新年度切り替え時に、全生徒・ボランティアの学年をワンタップで一括進級（繰り上げ）または修正（繰り下げ）できる安全ガード付き機能です。

⚙️ 一括管理モードの起動と操作

マスタ一覧の上部にある ⚙️ 一括管理ボタンを押すとチェックボックスが出現します。「全選択」または対象者を選択し、下部操作バーの ⬆️ 学年繰り上げまたは ⬇️ 学年繰り下げをタップします。

🛡️ 二重進級を自動防止するスキップ安全ガード

4月以降に自ら学年確認・修正申請を済ませているボランティア（今年度確認済み）が含まれている場合、システムが自動検出して対象からスキップします。誤って二重に進級してしまう心配がありません。

💡【学年繰り上げ時の移行規則】

・中3の生徒: 「XXXX年卒」（卒業生扱い）に移行します。
・高3のボランティア: 「大学1年」に移行します。
・大学4年・大学院2年のボランティア: 「社会人」に移行します。
※すでに「社会人」のボランティアは学年固定のため対象外となります。

第5章

利用者（生徒・保護者・ボランティア）へのご案内

5.1 個人表示画面のプライバシー保護

プライバシー完全保護仕様

生徒・スタッフが開く個人用QR表示画面は、万が一の盗み見や端末紛失時にも個人情報が漏洩しないよう、徹底したプライバシー保護が施されています。
画面上には氏名・学校名・学年などの個人情報は一切表示されず、固有の識別IDのみが表示されます。

5.2 本人による出欠履歴・シフトカレンダーの確認

個人用QR表示画面の下部では、本人の参加実績を確認できます。

生徒用

直近20件の出欠実績（日付・学習会名・出席/欠席）。
※管理者が欠席処理を行わなかった場合でも、翌日以降は自動的に「欠席」として表示されます。

ボランティア用

直近6週間の「火・水・木・金」カレンダーが表示され、活動に参加した日と打刻時刻が一目で把握できます。

第6章

よくある質問 & トラブルシューティング（FAQ）

Q1 スキャナー画面を開こうとすると「404 Not Found」やアクセス制限画面になる

管理者画面はセキュリティ保護のため、認証キー（?key=...）が付いたURLからのみアクセスできます。管理者から共有された正式なURLをご確認ください。

Q2 カメラが起動せず、真っ黒な画面のまま動かない

ブラウザのカメラ利用許可がブロックされている可能性があります。ブラウザのアドレスバー左側にある鍵アイコン（または設定アイコン）をタップし、「カメラ」へのアクセスを「許可」に変更後、ページを再読み込みしてください。

Q3 QRコードがなかなか認識されない

以下の点をご確認ください：
・生徒のスマホ画面の明るさを上げる
・カメラとの距離を15cm〜25cm程度離す
・照明の反射がQRコードに映り込まない角度に傾ける

Q4 誤った学習会を選択したまま受付してしまった

画面下部の 🔍 手動検索・ステータス補正ボタンを開き、誤って登録された生徒・ボランティアを検索して、有効になっている[出席]や[欠席]を再タップしてください。それらのボタンが無効になれば取消処理は完了です。その後、正しい学習会に切り替えて改めて受付を行ってください。

📖 出欠管理システム ユーザーズガイド